Die erfolgreiche ERP-Einführung: Schritt für Schritt

14. Juli 2022

Lesezeit: 8 Min

COBUS ConCept

ERP Consultant, COBUS ConCept GmbH

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Die Einführung eines ERP-Systems ist mehr als ein reines IT-Projekt. Es handelt sich um eine weitreichende Maßnahme, die Einfluss auf sämtliche Abteilungen und Geschäftsprozesse eines Unternehmens nimmt. Daher sollte ein ERP-Projekt von Beginn an strukturiert geplant und durchgeführt werden. Hierfür gibt es Vorgehensweisen, die sich in der Praxis bewährt haben. Idealerweise erfolgt die ERP-Einführung in folgenden Schritten:

  • Anforderungen analysieren
  • ERP-Lastenheft erstellen
  • Anbieter auswählen
  • Pflichtenheft erstellen
  • ERP-Implementierung starten
  • Testsystem aufbauen
  • Daten migrieren
  • Mitarbeiter schulen
  • Go-live

Im Folgenden werden diese Einzelschritte auf dem Weg zum neuen ERP näher beschrieben.

Anforderungsanalyse

Selbstverständlich muss ein ERP-System optimal zum Unternehmen passen. Um dies zu gewährleisten, sollte sich die Organisation zunächst ihrer Anforderungen bewusst werden. Dies beginnt mit der strategischen Frage, welche Ziele mit der Einführung einer neuen ERP-Software verfolgt werden. Geht es darum, Geschäftsprozesse zu optimieren? Oder soll der Betrieb fit für Szenarien der Industrie 4.0 gemacht werden? Sobald grundlegende Fragen dieser Art geklärt sind, können die technischen und funktionalen Anforderungen definiert werden.

Technische Anforderungen

Die technischen Anforderungen an das ERP müssen sehr detailliert sein. Zu strenge Vorgaben können sogar die spätere Anbieterauswahl unnötig einschränken. Dennoch sind einige Grundlagen zu klären:

  • Soll die neue ERP-Lösung lokal installiert (On-Premise) oder in der Cloud (Cloud-ERP bzw. Software-as-a-Service) betrieben werden?
  • Welche Schnittstellen zur bestehenden IT-Umgebung sind notwendig?
  • Inwiefern soll die Software skalierbar und erweiterbar sein?
  • Gibt es bestimmte Vorgaben im Hinblick auf das Betriebssystem oder die Datenbank?

Funktionale Anforderungen

Besonders wichtig für den Erfolg der ERP-Einführung ist die genau Definition der benötigten Funktionen. Empfehlenswert ist an dieser Stelle eine prozessorientierte Vorgehensweise. Das Unternehmen führt dabei zunächst eine Bestandsaufnahme aller Prozesse (Ist-Prozesse) durch. Im Anschluss werden diese Geschäftsprozesse mit den Beteiligten auf Verbesserungsmöglichkeiten hin untersucht. Denn die ERP-Implementierung sollte stets als Chance zur Prozessoptimierung betrachtet werden. Im Ergebnis erhalten Projektverantwortliche eine Sammlung der gewünschten Soll-Prozesse.

Auf Basis dieser Informationen lassen sich die fachlich-funktionalen Anforderungen an das ERP-System gemeinsam mit den Fachbereichen ableiten. Wichtig ist dabei, sich nicht in technischen Details zu verstricken. Dies würde die potenziellen ERP-Anbieter unnötig einschränken und den Blick auf andere (bessere) Lösungsansätze verstellen.

Erstellung des Lastenhefts

Auf Basis der Anforderungsanalyse wird das Lastenheft erstellt. Es handelt sich um das wichtigste Dokument im gesamten ERP-Software-Projekt. Denn das Lastenheft unterstützt die Anbieterauswahl und stellt sicher, dass Unternehmen ein ERP mit den passenden Eigenschaften erhalten. Aufgebaut ist das ERP-Lastenheft in der Regel wie folgt:

Kapitel 1: Beschreibung des Unternehmens

Kapitel 2: Produkte, Dienstleistungen und Marktumfeld

Kapitel 3: Stärken und Alleinstellungsmerkmale

Kapitel 4: Aktuelle IT-Landschaft (inkl. User-Anzahl)

Kapitel 5: Prozessorientierte Beschreibung funktionaler Anforderungen an das ERP-System (inkl. Reporting-Funktionen)

Kapitel 6: Zeitplan für die Einführung

Kapitel 7: Ansprechpartner für das ERP-Projekt

Dreh- und Angelpunkt ist das Kapitel 5. Es enthält die zuvor evaluierten Anforderungsbeschreibungen, die das Unternehmen an seine Enterprise Resource Planning Software stellt. Wichtig ist, dass in diesem Kapitel eine lösungsneutrale Formulierung gewählt wird. Das heißt: Das ERP-Lastenheft soll nicht die technische Umsetzung beschreiben - denn hierfür sind die ERP-Anbieter zuständig. Wichtig ist außerdem ein Detaillierungsgrad, der einerseits keine essenziellen Fragen offen lässt, andererseits jedoch auch nicht zur Überforderung des Lesers führt.

Anbieterauswahl

Sobald die Lastenhefterstellung abgeschlossen ist, kann das Unternehmen mit der Auswahl geeigneter ERP-Anbieter beginnen. Dazu erstellen Projekt-Verantwortliche zunächst eine Long List, die eine Grobauswahl potenzieller Kandidaten enthält. Diese werden sodann mit dem ERP-Lastenheft konfrontiert. Auf Basis der Rückmeldungen kann die Long List dann auf eine Short List (Liste der Top-Kandidaten) reduziert werden.

Long List

Um eine Long List zu erstellen, ist es zunächst notwendig, sich einen Überblick über den komplexen ERP-Markt zu verschaffen. Möglich ist dies beispielsweise über Messen, Fachliteratur und Recherchen im Internet. Unterstützend können außerdem ERP-Berater hinzugezogen werden, die den Markt für ERP Software gut kennen. Wie viele ERP-Anbieter auf der Long List stehen sollten, lässt sich pauschal nicht sagen. Ein grober Richtwert sind 10 bis 20 Software-Anbieter. Allgemein sind folgende Kriterien bei der Vorauswahl hilfreich:

  • Welche ERP-Systeme können die eigenen Branchenanforderungen abdecken?
  • Welche ERP-Anbieter haben das gewünschte Betriebsmodell (On-Premise vs. Cloud)?
  • Welche Systeme stimmen grob mit den wichtigsten funktionalen Anforderungen überein?

Nun wird das ERP-Lastenheft an die ERP-Partner auf der Long List verschickt. Durch die entsprechenden Rückmeldungen erhalten Projektleiter detaillierte Einblicke in die Stärken und Schwächen der einzelnen Software-Hersteller und Systeme. Diese sollten ausgewertet und gegenübergestellt werden, um die Auswahl weiter einzugrenzen.

Short List

In diesem Schritt ist es das Ziel, die Long List auf eine Short List mit zwei bis maximal fünf Anbietern zu verkürzen. Neben den schriftlichen Rückmeldungen können hierbei auch kurze persönliche Treffen mit Präsentationen oder Demos der Lösungen hilfreich sein.

Mit den Anbietern auf der Short List werden sodann ausführlichere ERP-Workshops durchgeführt. Diese Events sollten stets auf den funktionalen Anforderungen basieren und den Software-Herstellern die Möglichkeit bieten, ihr ERP-System im Detail zu präsentieren. Neben fachlichen Themen kann im Rahmen der Workshops auch evaluiert werden, ob die zwischenmenschliche Chemie stimmt. Denn sie ist ebenfalls wichtig für ein erfolgreich umgesetztes ERP-Projekt.

Sind sämtliche Systeme bewertet und die ERP-Workshops abgeschlossen, fällt die Entscheidung hinsichtlich des neuen ERP-Systems. Dieser wichtige Schritt hat enorme Tragweite und sollte daher unter genauer Abwägung aller harten und weichen Faktoren erfolgen.

Erstellung des Pflichtenhefts

Mit dem ausgewählten ERP-Partner folgen nun weitere Meetings, in denen alle Informationen aus dem ERP-Lastenheft detailliert besprochen werden. Letzte Missverständnisse werden an dieser Stelle aus der Welt geschafft. Auf dieser Basis erstellt der neue Partner dann das sogenannte Pflichtenheft. Darin beschreibt er genau, wie er die Anforderungen an das ERP-System technisch umsetzen möchte.

Implementierung des ERP-Systems

Wurde das Pflichtenheft abgenommen, beginnt der Software-Partner mit der Erstellung der definierten ERP-Lösung. Es startet also die technische Einführung der Enterprise Resource Planning Software. Idealerweise informiert der Anbieter regelmäßig über den Fortschritt der Implementierung und gewährt fortlaufend Einblicke in den Entwicklungsstand.

Erstellung eines Test-Systems

Zunächst baut der ERP-Partner ein Test-System auf. Das Unternehmen sollte diese Umgebung nutzen, um die Funktionsfähigkeit aller Geschäftsprozesse genau zu analysieren - sowohl aus technischer als auch aus fachlicher Sicht. Daher sollten auch die Fachabteilungen (bzw. deren Key-User) in die System-Tests einbezogen werden.

Datenaufbereitung und Migration

Dieser Schritt im ERP-Projekt wird oft unterschätzt. Denn gerade in Unternehmen, in denen das alte System über viele Jahre im Einsatz war, hat sich häufig ein riesiger Datenbestand angesammelt. Dieser sollte analysiert und bereinigt werden, bevor die Migration der Daten startet. Das Ziel ist es, keine "Altlasten" in die neue ERP Software zu überführen.

Schulung der Mitarbeiter

Damit die Einführung des neuen Systems zum Erfolg führt, sollten die zukünftigen Nutzer frühzeitig geschult werden. Idealerweise üben die Anwender live am System - und zwar mit echten Daten und Prozessen. Empfehlenswert sind also Trainings mit hohem Praxisbezug.

Abschluss der ERP-Einführung: der Go-live

Sind alle zuvor skizzierten Schritte abgeschlossen, kann der Produktivbetrieb des neuen ERP-Systems aufgenommen werden. Der Wechsel erfolgt idealerweise zu einem definierten Stichtag (z. B. zum Geschäftsjahresbeginn). Im Übrigen muss es nicht immer ein "harter Schnitt" sein. In manchen Szenarien ist auch eine ERP-Einführung in mehreren Stufen möglich. Dabei werden einzelne Module oder Funktionen des neuen Systems zeitversetzt aktiviert, bis letztlich die komplette ERP Software live ist.

ERP-Einführung mit COBUS ConCept

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