Auswahl einer geeigneten ERP-Software

07. September 2022

Lesezeit: 5 Min

COBUS ConCept

ERP Consultant, COBUS ConCept GmbH

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Die Einführung von ERP ist weitaus mehr als ein IT-Projekt. Denn mit einem ERP-System verändern sich Abläufe im gesamten Unternehmen. Außerdem werden mit der ERP-Einführung die Weichen für den Erfolg in einer digitalen Zukunft gestellt. Aufgrund dieser Tragweite sollten Unternehmen bei der ERP-Auswahl strukturiert und mit Bedacht vorgehen. Welche Kriterien besonders wichtig sind, zeigt dieser Artikel.

Kriterien bei der ERP-Auswahl

Wer nach einem geeigneten ERP sucht, sieht sich heute mit einem großen Angebot und vielen Anbietern konfrontiert. Um in diesem Umfeld die passende Software zu finden, ist ein professioneller ERP-Auswahlprozess erforderlich. Dieser sollte stets mit einer zentralen Fragestellung beginnen: Welche strategischen Ziele verfolgen wir mit der Implementierung eines neuen ERP-Systems? Nur, wenn Klarheit zu dieser Frage besteht, kann die ERP-Auswahl zielführend durchgeführt werden.

Aufbauend auf strategischen Überlegungen kann dann die ERP-Auswahl beginnen. Um den passenden Anbieter für die Anforderungen ihres Unternehmens zu finden, sollten ERP-Projekt-Verantwortliche insbesondere folgende Fragen klären:

  • Welcher ERP-Anbieter kann unsere Geschäftsprozesse am besten abbilden und optimieren?
  • Lässt sich das potenziell geeignete ERP gut skalieren?
  • Wie ist es um die Anwenderfreundlichkeit des ERP-Systems bestellt?
  • Wie stellen sich die Kosten der Lösungen dar?

Betrachten wir diese Punkte, die auch in jeder professionellen ERP-Beratung vorkommen, nun etwas genauer.

Abbildung der Unternehmensprozesse

Eine Kernaufgabe von ERP besteht darin, die individuellen Prozesse eines Unternehmens möglichst genau abzubilden. Unflexible Software "von der Stange" kann dies in aller Regel nicht leisten. Vielmehr sind ERP-Systeme erforderlich, die sich an spezifische Anforderungen anpassen lassen. ERP-Anbieter lösen dies unterschiedlich. Einige bieten weitreichende Konfigurationsmöglichkeiten an, andere wiederum zusätzliche Module und Add-ons für individuelle Gegebenheiten. Auf welchem technischen Weg die Abbildung der Geschäftsprozesse letztendlich erfolgt, ist zweitrangig. Wichtig ist in jedem Fall, dass ein möglichst hoher Abdeckungsgrad gegeben ist.

Skalierbarkeit der ERP-Lösung

Unternehmen wachsen und verändern sich. Deshalb ist es wichtig, dass Business Software fähig ist, mitzuwachsen. Dies betrifft unter anderem die Anzahl der Benutzer, die Anzahl der Standorte (ggf. auch international), die Speicherkapazitäten, die Performance und auch den Funktionsumfang. Im Optimalfall lassen sich all diese Aspekte schnell (nach oben und unten) skalieren.

Branchenspezifische Funktionen

Auf Basis der Anforderungsanalyse wird das Lastenheft erstellt. Es handelt sich um das wichtigste Dokument im gesamten ERP-Software-Projekt. Denn das Lastenheft unterstützt die Anbieterauswahl und stellt sicher, dass Unternehmen ein ERP mit den passenden Eigenschaften erhalten. Aufgebaut ist das ERP-Lastenheft in der Regel wie folgt:

Zu den besonders wichtigen Kriterien der ERP-Auswahl gehört auch die Frage, inwiefern ein Anbieter branchenspezifische Funktionen bereitstellen kann. Denn Branchenlösungen sind "Universal-Systemen" oft in mehreren Punkten überlegen. Sie unterstützen nicht nur branchenspezifische Anforderungen und Prozesse, sondern bringen häufig auch Best Practices in den Betrieb. Ebenso verkürzen sie das ERP-Projekt, da die meisten benötigten Funktionen bereits im Standard vorhanden sind. Aufwendige Zusatzentwicklungen und Anpassungen sind damit obsolet.

Anwenderfreundlichkeit

Nicht zu vernachlässigen ist auch die Usability. Sie nimmt entscheidenden Einfluss auf die Akzeptanz und Produktivität der Nutzer. Außerdem entscheidet sie darüber, wie schnell sich neue Anwender im System zurechtfinden.

Kosten des ERP-Systems

Natürlich müssen Kosten und Nutzen eines ERP-Systems in einem sinnvollen Verhältnis zueinander stehen. Dies gilt insbesondere bei Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Denn gerade KMU verfügen in aller Regel nur über knappe IT-Budgets. Im ERP-Vergleich sollten immer die Vollkosten über mehrere Jahre betrachtet werden. Diesen wird optimalerweise der betriebswirtschaftliche Nutzen (sofern quantifizierbar) gegenübergestellt.

COBUS ConCept die geeignete ERP-Software auswählen

Ein renommierter ERP-Anbieter, der in allen genannten Kategorien punkten kann, ist COBUS ConCept. Der Anbieter entwickelt bereits seit vielen Jahren ERP-Software für den Mittelstand, die sich konsequent an den Anforderungen des produzierenden Mittelstands orientiert. Er bietet zudem eine umfassende Beratung zu allen ERP-Fragen an.